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Telefonzentrale mit Backoffice

Ihr Büro ist bei uns in guten Händen

Wenn Sie stark durch Kunden und externe Termine eingebunden sind, der Kalender eng getaktet und es deswegen umso wichtiger ist, dass Sie ungestört und fokussiert arbeiten können, dann profitieren Sie von einer vertrauensvollen und umsichtigen Telefonzentrale. Innerhalb und außerhalb Ihrer Büroöffnungszeiten sind wir auf Wunsch 24 Stunden für Ihre Kunden da, damit Sie Ihre vorhandenen Ressourcen optimal nutzen können.

Arztpraxen - Terminmanagement zu Stoßzeiten

Ihre Patienten erwartet eine sehr gute Erreichbarkeit. In Ihrer Praxis ballen sich die Anfragen zu bestimmten Zeiten, z.B. wenn Sie die Urlaubsvertretung für andere Praxen übernehmen oder bei Ihnen selbst die Krankheitswelle zugeschlagen hat. In diesen Situationen unterstützen wir Sie tatkräftig und nehmen nicht nur Ihre Anrufe entgegen, sondern vereinbaren auch Termine und übernehmen das Terminmanagement. Gezieltes Outsourcing führt für Sie nicht nur zu Reduzierung Ihrer Kosten, sondern auch zu mehr Patientenzufriedenheit.

Anwaltskanzleien

Wir gewährleisten eine sehr gute Erreichbarkeit für Ihre Neu- und Bestandsmandanten. Unser Service ist gerade für Anwälte und Kanzleien ideal, denn wir wissen um die Wichtigkeit einer guten Erreichbarkeit und eines kompetenten Erstgesprächs mit Mandanten. Hier kann ein externes Büro ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil sein. Dabei sind Sensibilität und ein individuelles Gespür für die Situation gefragt, denn gerade auch in einzelnen Rechtsgebieten kann es auch zu sehr emotionalen Reaktionen Ihrer Mandanten kommen. Wir fangen die Anrufer empathisch auf und übernehmen die Terminorganisation bzw. detaillierte Anrufnotiz für Sie, wenn Sie in Besprechungen sind oder Auswärtstermine wahrnehmen.

Rund um die Uhr

IT-Firmen, Beratungsunternehmen, Freelancer, Start-ups und Handwerksbetriebe stehen ebenfalls vor der Herausforderung, ihre kostenbare Arbeitszeit optimal einzusetzen und sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren: Jede Branche hat ihre Schwerpunkte - wir stellen uns in unserer Telefonzentrale auf Sie ein.

Annahme, Weiterleitung und Notizen

Damit das gelingt, erfolgt die Anrufannahme im Namen Ihres Unternehmens mit abgestimmter Begrüßung am Telefon. Neben Deutsch können wir bei Bedarf in den Weltsprachen für Sie agieren. Auf Wunsch und im Rahmen der abgestimmten Prozesse erfolgt eine Weiterleitung zum Ansprechpartner; kann dieser Kontakt nicht erfolgreich hergestellt werden, wird das Anliegen des Anrufers in einer individuellen Anrufnotiz für Sie erfasst. Die Benachrichtigung wird im gewünschten Medium (Ticket, Mail, SMS) realisiert. Allen Anrufern kann erfolgreich weitergeholfen werden.

Komplettes Backoffice

Bei Bedarf übernehmen wir Ihre gesamte Backoffice-Tätigkeit für Sie. Das umfasst nicht nur das Terminmanagement mit Routen- bzw. Tourenplanung, sondern auch die Be- und Verarbeitung des einkommenden Schriftverkehrs (z.B. Brief, Fax, E-Mail) sowie die Postaufgabe von Briefen und Paketen.